Identifier les mécanismes de fraude. Reconstituer les flux. Maîtriser le risque.
Une anomalie comptable, un paiement inhabituel, un détournement suspecté ou une alerte interne peuvent être les premiers signes d’une fraude plus importante.
Dans ce type de situation, le temps est déterminant : il faut préserver les preuves, comprendre les mécanismes utilisés et identifier rapidement l’étendue du risque, sans perturber inutilement le fonctionnement de l’organisation.
OSTEN conduit et coordonne des enquêtes internes portant sur des suspicions de fraude financière ou comptable afin de permettre à l’entreprise ou à la collectivité de disposer d’une vision claire des faits et de définir une stratégie adaptée.
Cas d’usage
Une enquête interne peut notamment être déclenchée en présence :
- de détournements de fonds ou d’actifs ;
- de paiements suspects ou non justifiés ;
- de factures fictives ou falsifiées ;
- d’anomalies dans la comptabilité ;
- de remboursements de frais irréguliers ;
- d’opérations avec des fournisseurs ou prestataires suspects ;
- de manipulations de procédures d’achat ;
- d’une utilisation frauduleuse de moyens de paiement ;
- de commissions ou rétrocommissions inexpliquées ;
- de falsifications de documents ou de justificatifs ;
- d’une fraude commise par un salarié, un dirigeant, un fournisseur ou un intermédiaire ;
- d’un signalement effectué dans le cadre d’un dispositif d’alerte interne ;
- d’anomalies identifiées à l’occasion d’un audit comptable ou financier.
L’enquête peut également être engagée lorsqu’une organisation souhaite disposer d’une analyse indépendante avant de saisir un assureur, un commissaire aux comptes, une autorité administrative ou judiciaire.
Enjeux pour l’entreprise ou la collectivité
Une fraude interne ne se limite généralement pas à la seule question du montant détourné. Elle peut révéler une défaillance plus profonde du dispositif de contrôle de l’organisation.
L’enquête doit donc permettre de répondre rapidement à plusieurs questions : que s’est-il passé ? Depuis quand ? Quel est le montant potentiellement concerné ? Qui a participé ou bénéficié du mécanisme ? Quels contrôles ont été contournés ? Le comportement est-il isolé ou systémique ?
La conduite de l’enquête doit également tenir compte de possibles procédures ultérieures. Les éléments recueillis peuvent devenir déterminants dans le cadre d’une procédure disciplinaire, d’une action en responsabilité, d’une déclaration de sinistre ou d’une procédure pénale.
L’enjeu consiste donc à concilier rapidité d’intervention, préservation de la preuve et fiabilité des constatations. L’enquête permet parallèlement d’identifier les vulnérabilités ayant rendu la fraude possible et de renforcer les dispositifs de contrôle interne.
Méthodologie OSTEN
1. Définir le périmètre et sécuriser immédiatement les preuves
OSTEN procède à une première analyse du signalement ou de l’anomalie identifiée. Les hypothèses de fraude sont définies et les éléments susceptibles de disparaître ou d’être modifiés sont identifiés : documents comptables, courriels, contrats, factures, bons de commande, données relatives aux paiements ou échanges avec des fournisseurs.
Lorsque la technicité du dossier le nécessite, OSTEN peut travailler aux côtés des équipes financières de l’entreprise ou d’experts comptables, financiers ou numériques.
2. Reconstituer les opérations
L’enquête vise ensuite à reconstituer précisément le mécanisme suspecté : origine de l’opération, circuit de validation, flux financiers, bénéficiaires, pièces justificatives et éventuels contournements des procédures internes.
Les opérations inhabituelles sont rapprochées des documents contractuels, comptables et bancaires disponibles.
3. Identifier les acteurs et conduire les auditions
Les personnes ayant participé aux opérations ou disposant d’informations utiles sont auditionnées. Les auditions sont préparées à partir des éléments déjà recueillis afin de confronter les explications données aux données objectives disponibles.
La méthodologie recherche systématiquement les éléments à charge comme à décharge.
4. Évaluer l’étendue de la fraude et les responsabilités
OSTEN établit une chronologie des opérations et identifie les comportements susceptibles d’avoir contribué au mécanisme. L’analyse distingue notamment :
- les faits objectivement établis ;
- les hypothèses encore à vérifier ;
- les responsabilités individuelles éventuelles ;
- les défaillances du contrôle interne ;
- les conséquences financières et juridiques potentielles.
5. Élaborer la stratégie de sortie de crise
Le rapport d’enquête permet à l’organisation de décider des suites appropriées. Selon les circonstances, OSTEN accompagne notamment ses clients dans :
- la sécurisation immédiate des processus ;
- les mesures conservatoires ou disciplinaires ;
- la récupération des sommes détournées ;
- la préparation d’une plainte pénale ;
- la gestion d’un éventuel contrôle ou d’une procédure judiciaire ;
- la relation avec les assureurs ou partenaires concernés ;
- le renforcement des procédures de contrôle interne et de conformité.
L’objectif d’OSTEN est ainsi de transformer une suspicion diffuse en une analyse factuelle permettant à l’organisation de reprendre la maîtrise de la situation.
Voir aussi : Enquête interne en entreprise et dans le secteur public · Infractions financières, comptables et de gestion : défense pénale · Cybercriminalité et fraudes numériques · Audit et cartographie du risque pénal
